Электронный архив компании CSoft Ростов-на-Дону стал лучшей инициативой на конкурсе «День без бумаги»

26 ноября оргкомитет конкурса «День без бумаги» огласил победителей. Среди наиболее интересных инициатив по сокращению расхода бумаги в компаниях отмечены: ABBYY, ОСГ Рекордз Менеджмент, «Ксератек», Башкирский экономико-юридический техникум (БЭК). Победителем конкурса признана компания CSoft Ростов-на-Дону с инициативой создания электронного архива.

Электронный архив компании CSoft Ростов-на-Дону был создан на базе системы Autodesk Vault для Отдела внедрения. В рамках его организации специалисты:

• провели ревизию материалов в электронном и бумажном виде;

• начали наполнение базы электронного архива;

• уничтожили бумажные носители.

Первые результаты от внедрения системы стали ощутимы почти сразу. Сотрудниками отдела периодически проводится обзор рынка СЭД. Вся эта информация собиралась на общем ресурсе, а также дублировалась в бумажном виде. Это занимало рабочее время и физическое пространство. После помещения информации в систему, был получен эффект:

1. Возможность отслеживать историю изменения информации по СЭД - управление версиями;

2. Отпала необходимости держать папку с бумажными дубликатами и проводить громоздкую процедуру по ее обновлению;

3. Информация в системе ЭА - часть базы знаний отдела и компании: легко найти; доступность не зависит от наличия на рабочем месте конкретного сотрудника, а определяется правами доступа пользователя; есть защита от несанкционированного доступа, искажения или уничтожения.

И это только для одной папки! Полученный эффект преумножается количеством всех материалов отдела.

Таким образом, в Отделе внедрения сформирована база знаний, где собрана информация для полноценной работы. И создан серьезный задел для реализации следующих шагов в продвижении безбумажных технологий на предприятии:

• создание архива организационных документов предприятия, подлежащих обязательному ознакомлению;

• создание архива Отдела продаж: договоры и акты;

• создание базы знаний Отдела маркетинга: листовки, коммерческие предложения и др.;

• развитие корпоративного портала за счет интеграции с SharePoint.

О конкурсе

Конкурс «День без бумаги» организован ассоциацией AIIM и проектом DOCFLOW с целью поощрения инициатив, направленных на сокращение расхода бумаги в компаниях.

Об организаторах

Ассоциация AIIM – самая авторитетная мировая ассоциация, которая объединяет в себе профессионалов в области управления информацией. DOCFLOW − масштабный проект, объединяющий людей, заинтересованных в развитии отрасли электронного документооборота.

О CSoft Ростов-на-Дону

Компания специализируется на предоставлении комплексных решений для автоматизации проектирования, управления техническими процессами и создания электронного архива и документооборота.