Семинар: Школа секретаря

30 октября – 02 ноября 2006 года с 10.00 до 17.00 пройдет Модульный семинар-практикум в Ростове-на-Дону.
Семинар предназначен для секретарей, помощников руководителей, офис-менеджеров и сотрудников административных отделов компании.
Программа:
30 октября с 10.00 до 17.00: 1 модуль: ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО
Стиль и дизайн документа. Официальный/неофициальный стиль. Уровни формальности документа. Понятие регламентированного и нерегламентированного сообщения, особенности составления. Дизайн документа: как сделать документ визуально привлекательным, облегчить читателю его восприятие и добиться желательного информационного эффекта. Этикет делового документа. Основные правила этикета деловых документов. Формулы вежливости. Виды обращений, заключительные слова. Как избежать небрежности и формальности. Учет официального статуса, специфики бизнеса адресата при составлении текста (VIP – статус, постоянный партнер, хороший знакомый, клиент и т.д.). Персональная адресация. Этикетные письма: поздравления, приветствия, приглашения, извинения, имиджевые, рекомендательные, соболезнования, письма – открытки. Этикет электронной почты, факсимильного письма. Письменная речь документа Особенности письменной речи и преодоления «страха белого листа». Стилистика, синтаксис и лексика сообщения. Логическая культура письменной речи: определенность, четкость, ясность, обоснованность изложения. Понятие языкового стандарта. Клишированные выражения и тексты. Языковые излишества. Функции и роль ключевых слов в письме. Постскриптум. Создание официального стиля. Приемы эффективной подачи информации. Психологические особенности установления контакта с партнером. «Я-подход» и «Вы-подход», основные правила реализации «Вы – подхода» и создание «Вы – посланий». Приемы «присоединения» к адресату», приемы «дистанциирования» с адресатом, приемы «разделения ответственности» с адресатом. Как создавать позитивный тон документа, сообщать негативную информацию в позитивном ключе. Этапы составления документа. Определение цели. Определение и оценка ожиданий адресата. Определение ключевых убеждающих факторов. Выражение основной идеи. Включение деталей. Составление конспекта; конспект служебной записки, электронного сообщения, письма, доклада. Резюме и введение, заголовки, выделенные пункты. Разбивка текста на параграфы. Редактирование текста документа. Практикум. Составление и редактирование текстов. Разбор вариантов, предлагаемых слушателями. Анализ типичных ошибок
Автор и ведущий: ЯНКОВАЯ Валентина Федоровна. Доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления; кандидат исторических наук. Автор более 80 научно – методических работ и практических пособий по организации работы с документами, составлению и оформлению служебных документов. Ведущий эксперт ряда крупных российских и зарубежных компаний: Правительство Москвы, Учебный центр ОАО "Газпром", ОАО "Нефтяная компания "Лукойл", Российская академия государственной службы при Президенте Российской Федерации и др. Среди корпоративнях клиентов такие компании, как: ОАО "Автоваз, Компания "Диасофт", АКБ "Банк "Русский стандарт", ЗАО "Северстальтрас", ОАО "Лукойл", "Лукойл Оверсиз", ОАО "Корпорация "Сухой", РАО "Норильский никель", Администрация Ханты-Мансийского автономного округа, Администрация Эвенкийского автономного округа, Администрация Пермской области и др.
31 октября с 10.00 до 18.00: 2 модуль: СОВРЕМЕННОЕ СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО
Должностная позиция секретаря. Взаимодействие с коллегами и руководителем. Квалификационные требования к позиции секретаря. Должностная инструкция. Особенности профессиональной роли секретаря, специфика задач, обязанности и функции. Место секретаря в системе внутрикорпоративных отношений. Корпоративные стандарты и правила поведения. Содержание и формы профессионального взаимодействия с руководителем. Система подчинения. Если руководителей несколько. Приоритетность выполнения поручений. Строгое соблюдение конфиденциальности. Организация рабочего места и рабочего времени: эргономика, расстановка предметов, освещение дизайн. Картотека текущих дел. Планирование рабочего времени и работа с информацией. Базовые принципы управления временем. Принципы эффективной организации рабочего дня. Временная инвентаризация рабочего дня, расстановка приоритетов. Способы создания резерва времени. Сортировка информации, расстановка приоритетов, выделение главного и срочного. Получение необходимой информации, уточнение непонятой информации. Особенности приема, хранения и передачи устной и письменной информации
01 ноября с 10.00 до 17.00: 3 модуль: ДЕЛОВЫЕ КОММУНИКАЦИИ В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ
Основы деловой коммуникации. Посетители. Правила ведения деловой беседы. Способы и приемы вступления в контакт. Техники, позволяющие «разговорить» собеседника. Важность и признаки установления эмоционального контакта. Умение слушать собеседника, умение задавать вопросы. Умение говорить и принимать комплименты. Как сказать "нет", не оставляя ощущения обиды. Прием и регистрация посетителей. Представление. Особенности приема VIP – посетителей, делегаций, командированных. «Проблемные» посетители. Посетители, которых в данный момент не могут принять. Подача чая, кофе, прохладительных напитков. Секретарь и телефон. Прием входящих звонков: приветствие, предоставление необходимой информации позвонившему. Определение направления адресации (переадресации) телефонных звонков. Приемы оперативного реагирования на входящие звонки. Если звоните Вы: подготовка телефонного разговора, представление и приветствие. Завершение телефонного разговора, фиксирование и передача информации. Работа с несколькими аппаратами. Телефонный разговор в отсутствие руководителя. «Проблемные» абоненты
02 ноября с 10.00 до 18.00: 4 модуль: ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ И СЛУЖЕБНАЯ КУЛЬТУРА В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ
Нормы и правила деловой этики. Деловой этикет, его принципы. Международное и национальное в этикете. Кодекс этикета. Атрибутика. Этикетная ситуация (адресант и адресат, место, время общения, цель). Повседневный, оказиальный, праздничный этикет. Этикет и культура поведения. Визитные карточки: их виды и использование. Как дарить и принимать подарки. Имидж и внешний вид секретаря. Оформление внешности. Стиль секретаря: костюм, обувь, аксессуары, макияж, прическа, парфюмерия. Рекомендации по формированию благоприятного имиджа.
Автор и ведущий: РОГОВА Алевтина Владимировна. Консультант Учебно-тренингового центра «Эксперт». Филолог, старший преподаватель кафедры менеджмента Всероссийского государственного института кинематографии (ВГИК). Автор и преподаватель программ «Психология и этика делового общения», «Этика и культура управления», «Международный протокол», «Бизнес-этикет», «Речевые коммуникации», «Письменные коммуникации» и др. Соорганизатор первого Всероссийского конкурса «Секретарь – референт» 1998 г., председатель жюри Всероссийского конкурса «Референт» 2003г. Имеет 20-летний опыт преподавания, 7-летний опыт работы в ведущих учебных центрах г. Москвы. Среди клиентов – как крупные коммерческие компании («Рольф», "Роскон-авто"; «Ранова-клининг», «Vision Image Print»), так и бюджетные организации: (УЦ Управления госслужбы при Правительстве Москвы – обучение руководителей и специалистов Аппарата Правительства Москвы, префектур, Управ районов; Городская администрация г. Сочи). Условия участия: Место проведения: г. Ростов-на-Дону, конференц-зал. Для участников из других городов бронируются номера в гостинице. Стоимость участия в семинаре 15200 рублей. Возможно участие в одном модуле, стоимость 3800 рублей (НДС не взимается, Лицензия № 181818). В стоимость входят материалы по теме семинара, обеды, кофе – паузы. Участникам семинара выдается удостоверение установленного образца. Зарегистрироваться, а также получить всю подробную информацию Вы можете у менеджеров по телефону: +7 (863) 295-05-05